Как выбрать конференц-зал для различных мероприятий

Выбор подходящего помещения для проведения совещания, семинара, конференции во многом определяет достижение целей проводимого мероприятия. Организаторы подобных мероприятий при решении этого вопроса должны обратить пристальное внимание на следующие моменты:

  • вместительность;
  • уровень технической оснащенности;
  • место расположения;
  • наличие сервиса.

conferenc-zal

Вместительность определяется преимущественно размерами помещения. Этот критерий требует знание предполагаемого числа участников мероприятия. Если зал не соответствует количеству гостей и масштабам мероприятия, то в нем будет душно, тесно и дискомфортно. С другой стороны, слишком большое помещение также будет создавать дискомфорт ввиду, например, отдаленности участников друг от друга при обсуждении важных вопросов.

conference zaНаличие необходимого оборудования. Конференц залы должны быть оснащен технически и соответствовать целям мероприятия и планам организаторов. И это не только освещение, кондиционеры, но и проекторы, микрофоны, усилители звука и прочее оборудование, использование которого предполагает проведение мероприятия на высоком уровне.

zal konferenceМесто расположения конференц-зала – еще один важнейший критерий выбора подходящего помещения. Организаторы должны предусмотреть ситуацию, при которой участники мероприятия легко смогут добраться до места его проведения. В случае большого количества гостей из других городов и стран рекомендуется выбирать помещение непосредственно в гостинице, где планируют остановиться участники. Но основное внимание организаторы должны уделить тому, чтобы участники без проблем смогли найти место проведения мероприятия. Естественно, важно учитывать и транспортную доступность места проведения.

zal dla meropriyatiy

Дополнительный сервис всегда должен иметь место независимо от количества участников, статуса мероприятия. Если запланировано достаточно продолжительное мероприятие, то гости наверняка захотят сделать перерыв и перекусить, что необходимо учесть организаторам. Формат сервиса также выбирается организаторами – полноценный обед, кофе-брейк. Важно, чтобы в перерыве гости имели возможность комфортно отдохнуть.

Важно понимать, что все эти критерии имеют большое значение и подлежат обязательному учету. Соблюдение этих несложных требований – важнейшее условие проведения мероприятия на высоком уровне.